Засади використання автоматизованої системи документообігу Чернігівського окружного адміністративного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів Чернігівського окружного адміністративного суду

від 30.09.2015 року № 7

(зі змінами, внесеними Рішеннями

зборів суддів Чернігівського окружного

адміністративного суду

від 17.05.2016 № 1, від 27.09.2016 № 3,

від 07.06.2017 № 2, від 17.11.2017 № 4,

від 13.12.2017 №5, від 13.12.2017 № 6,

від 31.01.2018 №1, від 15.05.2019 № 4,

від 15.08.2019 № 5, від 02.10.2019 № 7,

від 30.09.2020 № 2, від 16.11.2022 № 11,

від 27.09.2023 № 2, від 24.04.2024 № 2,

від 27.11.2024 № 4, від 26.03.2025 №1,

від 31.03.2025 №2).

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Чернігівського окружного адміністративного суду

1. Загальні положення

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу Чернігівського окружного адміністративного суду (далі - Засади) розроблені  відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 № 39 (далі – Положення про автоматизовану систему документообігу суду).

1.2. Ці Засади визначають принципи використання автоматизованої системи документообігу в Чернігівському окружному адміністративному суді та є обов’язковими для застосування суддями та працівниками апарату Чернігівського окружного адміністративного суду.

1.3. У Чернігівському окружному адміністративному суді (далі - суд) використовується комп’ютерна програма «Діловодство спеціалізованого суду» (далі - КП «ДСС»).

1.4. КП «ДСС» використовується виключно для документообігу суду, обміну інформацією між судами та передачі інформації до центральних баз даних.

1.5. Для функціонування КП «ДСС» в суді забезпечується:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, електронних примірників судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.6. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду та секретаря судової палати про закінчення цих строків;

- використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

- надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

- передачу судових справ до електронного архіву;

- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

1.7. Користувачами КП «ДСС» є судді, помічники суддів, працівники апарату суду, технічний адміністратор, функціональні обов’язки та права яких визначаються наказом керівника апарату суду.

1.8. Користувачі КП «ДСС» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

1.9. Користувачі КП «ДСС» зобов’язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу.

1.10. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.

1.11. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор.

2. Розподіл судових справ

2.1. Розподіл судових справ здійснюється в Чернігівському окружному адміністративному суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи  у Чернігівському окружному адміністративному суді здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ можуть визначатися зборами суддів Чернігівського окружного адміністративного суду в межах повноважень та з урахуванням Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

3. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ

3.1.Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

- із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

- для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

- із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

3.2. Встановлення коефіцієнтів навантаження суддів.

3.2.1. встановити рівень навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади у Чернігівському окружному адміністративному суді: для голови суду – 40 %, для заступника голови суду – 60% порівняно з навантаженням інших суддів суду;

3.2.2. встановити коефіцієнти адміністративних посад: для голови суду – 0,4, для заступника голови суду – 0,6;

3.2.3. встановити коефіцієнт складності категорій судових справ – «1» для всіх справ;

3.2.4. встановити коефіцієнт, що враховує форму участі судді у колегіальному розгляді судової справи:

«1» – для головуючого судді;

«0,5» – для судді – учасника колегії.

4. Автоматизований розподіл судових справ між суддями.

4.1. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою документообігу суду під час реєстрації відповідних документів за принципом випадковості, який враховує кількість справ, що перебувають на розгляді у суддів, заборону брати участь у перегляді рішень для судді, який брав участь в ухваленні судового рішення, про перегляд якого ставиться питання, перебування суддів у відпустці, на лікарняному, у відрядженні та закінчення терміну повноважень.

Справи, розгляд яких відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України здійснюється колегією суддів в обов’язковому порядку, розглядаються постійною колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою документообігу суду суддя-доповідач. Персональний склад постійних колегій суддів та резервних суддів до цих колегій визначається зборами суддів (Додаток 1).

Справи, у яких питання про призначення колегіального розгляду вирішено суддею, який розглядає справу, за власною ініціативою або за клопотанням учасника справи, про що винесена відповідна ухвала суду, розглядаються постійною колегією суддів, до складу якої входить визначений автоматизованою системою документообігу суду суддя-доповідач. Персональний склад постійних колегій суддів та резервних суддів до цих колегій визначається зборами суддів (Додаток 1).

4.2. Справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні, реєструються у день їх надходження і розглядаються у встановлені законом строки.

4.3. Автоматизована система документообігу суду не застосовується для визначення судді (складу колегії суддів, якщо справа розглядається колегіально) для розгляду конкретної справи виключно у разі настання обставин, які об’єктивно унеможливлюють її функціонування та тривають понад п’ять робочих днів. В таких випадках головуючий по справі суддя визначається за розпорядженням голови суду або його заступників почергово з урахуванням алфавітного розташування прізвищ суддів та можливості цих суддів здійснювати правосуддя і брати участь у розгляді справ (додаток - розпорядження).

4.4. У разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи розподіл судових справ здійснюється у такому порядку.

Розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання тощо), здійснюється уповноваженою особою апарату суду, яка відповідальна за здійснення автоматизованого розподілу справ (далі – уповноважена особа):

- за списком суддів в алфавітному порядку шляхом розподілу справ у міру їх надходження почергово – в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до абетки з урахуванням наявності в судді повноважень щодо розгляду судової справи та з врахуванням раніше розподілених справ;

- колегія для розгляду справи формується зі всього складу суддів почергово – в порядку розташування прізвищ суддів у списку відповідно до абетки після постановлення відповідної ухвали головуючим у справі суддею. В такому ж порядку здійснюється заміщення (заміна) членів колегій у необхідних випадках.

Результатом розподілу справ за списком суддів є протокол, який долучається до матеріалів судової справи. Після розподілу судових справ уповноважена особа передає судові справи (матеріали) визначеному за списком головуючому судді під підпис в Списках судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді.

Зазначений Порядок розподілу справ застосовується також у випадку знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу сервера автоматизованої системи та інші умови, що впливають на безперебійність та функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів.

5. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

5.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

1. судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
2. заяв або клопотань, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, розʼяснення судового рішення, повернення судового збору;
3. заяв та клопотань з процесуальних питань, повʼязаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
4. зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
5. заяв про відновлення втраченого судового провадження;
6. заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
7. заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
8. позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів.

5.2. У разі, якщо станом на момент надходження справ та матеріалів, зазначених у п. 5.1. цих Засад, раніше визначений у справі головуючий суддя не працює у ЧОАС, його повноваження закінчились або припинені, знаходиться у відпустці відповідно до ст.179 К3пП України (відпустка по вагітності та пологам, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, відпустка без збереження заробітної плати по догляду за дитиною, яка потребує домашнього догляду до досягнення нею передбаченого законом віку) такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

6. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями.

6.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється:

- у визначених законодавством випадках (неправильне налаштування табеля робочих днів суддів, недопустимість повторної участі судді в розгляді судової справи, відсутність допуску або дозволу до роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку,  відпустка у зв’язку із вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку, тощо), у випадках, передбачених главою 1 та 2 розділу VII Закону України «Про судоустрій та статус суддів»;

- якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.39 пункту 2.3 цього Положення, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в цьому суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3 цих Засад.

Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), електронний примірник якого вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

6.2. За рішенням зборів суддів Чернігівського окружного адміністративного суду судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу на підставі розпорядження керівника апарату суду якщо суддя, в провадженні якого перебуває судова справа, протягом тривалого часу є тимчасово непрацездатним.

У разі тимчасової непрацездатності судді повторний автоматизований розподіл невирішених судових справ, пов’язаних з виборчим процесом чи процесом референдуму, справ, пов’язаних з обмеженням щодо реалізації права на мирні зібрання або усуненням обмежень з реалізації права на мирні зібрання, справ за зверненням органів доходів і зборів, передбачених статтею 283 Кодексу адміністративного судочинства України, здійснюється на підставі письмового розпорядження керівника апарату суду – негайно.

6.3. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

7. Прикінцеві положення

7.1. Ці Засади набувають чинності з дня введення в дію нової редакції Положення про автоматизовану систему документообігу суду затвердженого рішенням Ради суддів України від 11.11.2024 №39.

7.2. У випадку невідповідності  між Засадами прийнятими у суді, та Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, слід керуватися  Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, оскільки воно має вищу юридичну силу та є обов’язковим до застосування.

7.3. Зміни, доповнення до цих Засад можуть вноситись зборами суддів в межах їх компетенції та відповідно до вимог законодавства.

Додаток № 1

Персональний склад постійних колегій суддів та резервних суддів до цих колегій

Постійна колегія № 1: судді Скалозуб Ю. О., Ткаченко О. Є., Баргаміна Н. М.

Резервні судді до постійної колегії № 1: Дубіна М. М., Житняк Л. О., Бородавкіна С. В., Виноградова Д. О., Лукашова О. Б., Клопот С. Л., Непочатих В. О., Падій В. В., Поліщук Л. О., Соломко І. І., Тихоненко О. М.

Постійна колегія № 2: судді Падій В. В., Соломко І. І., Лукашова О. Б.

Резервні судді до постійної колегії № 2: Дубіна М.М., Баргаміна Н. М., Бородавкіна С. В., Житняк Л. О., Виноградова Д. О., Клопот С. Л., Непочатих В. О., Поліщук Л. О., Скалозуб Ю. О., Тихоненко О. М., Ткаченко О. Є.

Постійна колегія № 3: судді Бородавкіна С. В., Виноградова Д. О., Клопот С. Л.

Резервні судді до постійної колегії № 3 Дубіна М. М., Баргаміна Н. М., Житняк Л. О., Лукашова О. Б., Непочатих В. О., Поліщук Л. О., Падій В. В., Скалозуб Ю. О., Соломко І. І., Тихоненко О. М., Ткаченко О. Є.

Постійна колегія № 4: судді Житняк Л. О., Тихоненко О. М., Непочатих В. О.

Резервні судді до постійної колегії № 4: Дубіна М. М., Баргаміна Н. М., Бородавкіна С. В., Лукашова О .Б., Клопот С. Л., Виноградова Д. О., Падій В. В., Поліщук Л. О., Скалозуб Ю. О., Соломко І. І., Ткаченко О. Є.

Постійна колегія № 5: Дубіна М. М., Поліщук Л. О.

Резервні судді до постійної колегії № 5: Баргаміна Н. М., Бородавкіна С. В., Виноградова Д. О., Житняк Л. О., Клопот С. Л., Лукашова О. Б., Непочатих В. О., Падій В. В., Скалозуб Ю. О., Соломко І. І., Тихоненко О. М., Ткаченко О. Є.